Jakie dane można przetwarzać w procesie rekrutacji kandydata do pracy?

W przypadku rekrutacji celem który powinien tworzyć ramy zbieranych informacji to podjęcie przez pracodawcę decyzji o zatrudnieniu pracownika, która będzie się opierała na ocenie jego przydatności do pracy na określonym stanowisku, Tworząc proces rekrutacji na konkretne stanowisko można wymagać od kandydata informacji takich jak  dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko) dane kontaktowe (np. numer telefonu), dane o wykształceniu, dotychczasowym doświadczeniu zawodowym, kursach, szkoleniach.

Dodatkowo pracodawca może żądać od pracownika danych osobowych obejmujących: adres zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Jakich danych nie można żądać od kandydata do pracy?

Pracodawca nie jest uprawniony do żądania danych wykraczających poza obszar wyznaczony przez przepisy prawa tzn. danych nadmiarowych, w szczególności takich, które nie mają związku z celem, jakim jest zatrudnienie pracownika (np. danych o stanie cywilnym, wyznaniu, poglądach religijnych czy orientacji seksualnej).

Pracodawca, który wymaga uzyskania od kandydata dodatkowych informacji, powinien wykazać się podstawą ustawową takiego żądania. (na przykład przepisy przewidujące wymóg niekaralności czy korzystania z pełni praw publicznych na określonych stanowiskach. Na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym uprawnienie do pozyskania danych zgromadzonych w rejestrze przysługuje pracodawcom gdy jest to niezbędne dla zatrudnienia pracownika na stanowisku co do którego wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Czy należy wymagać wyrażania zgody na przetwarzanie danych w CV/liście motywacyjnym?

Praktyka zamieszczenia w liście motywacyjnym lub CV zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych nie jest konieczna. Zgoda, a w szczególności wyraźna zgoda na przetwarzanie wybranych danych może być niezbędna jedynie w określonych sytuacjach.

Jakie informacje należy przekazać kandydatom kandydatom do pracy w kontekście przetwarzania ich danych?

Administrator danych osobowych, którym jest Pracodawca powinien zgodnie z art. 13 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych spełnić wobec każdego kandydata do pracy obowiązek informacyjny. Należy to zrobić w każdym przypadku, w którym pobierane są jakiekolwiek dane osobowe. Klauzula ta powinna być umieszczona już w ogłoszeniu rekrutacyjnym (np. w postaci linka kierującego do jego treści).

Jak zadbać o ochronę danych osobowych przy rekrutacji ONLINE?

Pracodawcy coraz częściej decydują się przeprowadzić rekrutację w formie zdalnej. Należy jednak pamiętać, że przy wyborze takiej formy powinniśmy wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności.

Obowiązek ten nie dotyczy jedynie pracodawców, ale również innych podmiotów np. agencji pracy. W przypadku współpracy z agencją zatrudnienia administrator danych osobowych powinien więc zawrzeć z takim podmiotem umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.